ระบบ ERP คืออะไร ??

การดำเนินธุรกิจในภาวะปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้าไปมีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้ประกอบการในการบริหารงานขององค์กร กระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่ถูกสร้างและควบคุมโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือหลักในการเชื่อมโยงสารสนเทศระหว่างหน่วยงาน ภายในและภายนอกองค์กร ส่งผลให้ความสามารถในการสื่อสาร ควบคุม ตลอดจนการประมวลผลเพื่อตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้อง และรวดเร็วพร้อมเผชิญหน้ากับการแข่งขันในยุคพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์
สำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรม ระบบ ERP ถือว่าเป็นระบบสารสนเทศที่กำลังได้รับความนิยมเพราะเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่เข้าไปควบคุมกระบวนการทำงานในทุกๆ หน่วยงานขององค์กรและเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเข้ามาสู่ฐานข้อมูลศูนย์กลาง ส่งผลให้ข้อมูลดำเนินงานสอดประสานอย่างคล้องจองเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั้งบริษัท

ต้นกำเนิดของระบบ ERP
ก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรม ประมาณช่วงทศวรรษ 1960ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning(MRP) ก็คือเราจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบหรือ Material ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น จึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่องจักร(Machine)และส่วนของเรื่องการเงิน(Money) นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning(MRP II) จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้ ดังที่มีผู้เชี่ยวชาญหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า ระบบ MRP นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการทางด้าน Material ส่วนระบบ MRP II นั้น จะเข้ามาช่วยในการจัดการใน M อีกสองตัวนอกเหนือจาก Material ก็คือ Machine และ Money และมีระบบ MRP II ที่ชื่อ TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์ ถ้าดูจากหน้าจอ Main Menu จะพบว่า มีเมนูหลักของ Module อยู่ 3 Modules หลักๆด้วยกันคือ Financial Accounting, Distribution และ Manufacturing และใน Module ของ Manufacturing จะมีส่วนของ MRP รวมอยู่ด้วย จะเห็นได้ว่า ในการนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆนั้น จะยังไม่สามารถที่จะ Support การทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ ยังขาดส่วนของระบบงานการจัดการทางด้านทรัพยากรบุคคล นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า ERP นั่นเอง ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร(Enterprise Wide) หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material, Machine, Money และ Manpower นั่นเอง ดังนั้นถ้าเราเข้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ ERP เราจะพบว่ามีเมนูของทั้ง MRP และ MRP II รวมอยู่ด้วย เพราะ ERP มีต้นกำเนิดมาจากระบบ MRP และ MRP II นั่นเอง

ความหมายERP (Enterprise Resource Planning)
หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กรนั่นเอง สามารถบูรณาการ (integrate) รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกัน ให้เป็นระบบที่สัมพันธ์กันและเชื่อมโยงกันอย่าง real time
ERP เป็นโซลูชั่นที่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรอย่างแท้จริง โดยหลังจากนำมาใช้ก็พบว่าผลกำไรของบริษัทสูงขึ้น จากการที่สามารถบริหารจัดการคลังสินค้าและ ติดตามผลการผลิตได้แบบเรียวไทม์ (Real Time) ช่วยให้บริษัทฯ สามารถบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ทำให้บริษัทฯได้ข้อมูลที่ถูกต้องและ ผู้บริหารมีข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจแก้ไขปัญหาได้ทันต่อสถานการณ์ ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ในอดีตการประชุมฝ่าย เราต้องปวดหัวกับข้อมูลในไฟล์ Excel ที่แต่ละฝ่ายต่างจัดทำขึ้นใช้กันเอง ทั้งที่มีแหล่งข้อมูลเดียวกัน แต่กลับทำมาไม่เหมือนกัน จึงไม่รู้ว่าข้อมูลฝ่ายไหนถูกฝ่ายไหนผิด แต่ในปัจจุบันปัญหาดังกล่าวได้หายไปเพราะข้อมูลต่างๆ นั้นแต่ละฝ่ายจะพิมพ์จากซอฟต์แวร์ ERP ทำให้ข้อมูลที่ได้สอดคล้องไปในทิศทางเดียวกันมีความน่าเชื่อถือสูงเพราะข้อมูลต่างๆสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปถึงแหล่งที่มาของข้อมูลได้ชัดเจน และไม่ต้องมานั่งเสียเวลาเป็นวันๆ ในการรวมรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ มาจัดทำรายงาน เพราะสามารถพิมพ์จากซอฟต์แวร์ ERP ได้ตลอดเวลา
ERP มีการทำงานแบบ Real time และ การไหลของข้อมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน การเชื่อมโยงกันของข้อมูลในระบบที่เป็นเส้นทางเดียวกันนี้เอง การไหลของข้อมูลจึงทำให้สามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที มีผลสำคัญในการตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็วการไหลของข้อมูลการ เชื่อมต่อข้อมูลทำให้เกิดความรวดเร็ว สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ การดึงเข้าใช้งานของระบบหรือแผนกต่างๆ จะสามารถทำได้ไม่ล่าช้า ข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลจะเป็นปัจจุบันที่สุด ทำให้สามารถทำการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้เกิดความเสียหายน้อยที่สุด อีกทั้ง ERP ยังเป็นเครื่องมือสำหรับพยากรณ์การดำเนินงาน การลงทุน หรือการจัดการบริหารงานด้านต่างๆ เช่น การบริหารยอดขายหรือรายจ่ายในอนาคต การบริหารระบบการผลิตต่างๆ ฯลฯ ทำให้ผู้บริหารสามารถกำหนดแนวทางการแก้ปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น หรือวางแผนการดำเนินการล่วงหน้าได้ เพื่อป้องกันปัญหาหรือผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต ERP ยังเป็นระบบปฏิรูปจิตสำนึกการทำงาน กล่าวคือ การใช้ระบบ ERP อาจ จะต้องปรับเปลี่ยนการทำงาน จึงทำให้เกิดกิจกรรมการปฏิรูปองค์กร ซึ่งทำให้การทำงานเป็นในระบบแบบแผนและมาตรฐานเดียวกัน สร้างผลดีให้กับองค์กร ทำให้สามารถยกระดับขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในด้านต่างๆ ได้

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการจัดการทางการเงิน

คำว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ” เกิดจากการนำคำ 2 คำมารวมกัน คือ คำว่า
- เทคโนโลยี (Technology)ซึ่งหมายถึง การนำเอาความรู้ทางวิชาการ และด้านวิทยาศาสตร์มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์
- สารสนเทศ (Information)ซึ่งหมายถึง ข้อมูล (Data) ที่ผ่านการประมวลผล และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้
ดังนั้น เทคโนโลยีสารสนเทศ จึงหมายถึง การนำเทคโนโลยีมาใช้สำหรับการสร้าง จดบันทึก จัดเก็บ ประมวลผล และสื่อสารข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว รวมถึงความถูกต้อง และความแม่นยำ สำหรับการนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ นั่นเอง
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System) คือ ระบบที่รวบรวม ประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน การพัฒนาตัดสินใจ ประสานงาน และควบคุมการดำเนินงาน

ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีสารสนเทศเริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการในกระบวนการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นด้านการผลิต ด้านการตลาด ด้านการจัดการ ด้านบัญชี หรือด้านการเงิน ผู้ประกอบการจำเป็นจะต้องมีความเข้าใจว่า เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจอย่างไร ตลอดจนสามารถนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้เพื่อให้สามารถแข่งขัน และอยู่รอดได้ ซึ่งโดยปกติแล้วกิจการทุกกิจการต้องการเงินทุน (Capital) จำนวนมากเพื่อนำไปใช้ในสำหรับการลงทุนดำเนินธุรกิจ และขยายกิจการ โดยเงินทุนที่จัดหามานั้น แน่นอนว่า ควรมาจากแหล่งเงินทุนซึ่งมีต้นทุนที่ต่ำที่สุด หรือประหยัดสุด (Economy) หลังจากที่ได้เงินมาแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องดำเนินการจัดสรรเงินทุนที่มีอยู่นั้นในสินทรัพย์ให้เกิดทั้งประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) อันจะนำมาซึ่งรายได้ และการเจริญเติบโตของกิจการต่อไป นอกจากนี้ผู้ประกอบการยังต้องมีการวิเคราะห์ พยากรณ์ และวางแผนทางการเงินในอนาคตเพื่อให้มั่นใจว่า มีเงินทุนพอเพียงในการดำเนินงาน และทำให้เกิดความเสี่ยงด้านการเงินน้อยที่สุดอีกด้วย
จากสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นล้วนเป็นองค์ประกอบของการบริหารการเงินซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกคนควรทราบแต่เนื่องจากการเงินเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขเป็นจำนวนมากทำให้ต้องใช้เวลาในการคำนวณ อีกทั้งยังต้องการความละเอียดถูกต้องสูงการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้กับการบริหารการเงินนั้นจึงถือเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารการเงิน และลดความผิดพลาดอันอาจจะเกิดขึ้นได้ การนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินสำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ประกอบการสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินได้นั้น อาจพัฒนาขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมไว้ใช้งานด้วยตนเอง หรืออาจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีก็เป็นได้ ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ได้รับความนิยม และถูกนำมาใช้กับการบริหารการเงินอย่างแพร่หลาย ก็คือ โปรแกรม Microsoft Excel นั่นเอง ทั้งนี้ก็เพราะ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทกระดาษคำนวณ (Spread Sheet) ซึ่งช่วยในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษทางการเงินซึ่งเรียกว่า "Financial Function" ซึ่งเป็นสูตรสำเร็จรูปสำหรับการคำนวณหาข้อมูลทางการเงินประเภทต่างๆ อีกด้วย

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินธุรกิจ
ผู้บริหารต้องคำนึงถึงความสอดคล้องระหว่างการดำเนินธุรกิจ เทคโนโลยี และการตัดสินใจที่ต้องกระทำอย่างสอดคล้องกัน ปัจจุบันผู้บริหารต้องประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศและการตัดสินใจทางธุรกิจขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้เกิดวิสัยทัศน์และสร้างโอกาสในการประยุกต์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การ ผู้บริหารต้องสามารถจัดการกับเทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถแบ่งเป็นขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กำหนดกลยุทธ์องค์การที่ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
2. กำหนดแผนงานสารสนเทศระดับองค์การและการดำเนินงาน กำหนดโครงสร้างหน่วยงานสารสนเทศ
3. พัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศขององค์การ (information system infrastructure) เช่น อุปกรณ์ ชุดคำสั่ง ระบบสื่อสารและจัดการข้อมูล ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการกำหนดศักยภาพและความยืดหยุ่นในการปรับตัวของงานสารสนเทศในองค์การ
4. กำหนดรายละเอียดการดำเนินงานภายในองค์การ พร้อมทั้งพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีความพร้อมต่อการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดแก่องค์การ

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system)
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ
2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผนการตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน
3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์
4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลขทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน