เทคนิคการจัดการสินค้าคงคลัง ระบบ MRP และ JIT

ในปัจจุบันมีระบบการบริหารการผลิตและพัสดุคงคลังที่รู้จักกันอย่างกว้างขวาง 3 ระบบ คือ ระบบจุดสั่งใหม่ (Re-order Point) ระบบ การวางแผนความต้องการวัสดุ (Material Requirements Planning) หรือ MRP และ ระบบทันเวลาพอดี (Just-in-Time) หรือ JIT ทั้ง 3 ระบบต่างมีหลักการและแนวคิดในการบริหารการผลิตและพัสดุคงคลังที่แตกต่างกัน แต่มีเป้าหมายที่คล้ายคลึงกัน คือลดวัสดุคงคลัง เพิ่มระดับการบริการลูกค้า และ เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติการ ทั้ง 3 ระบบต่างมีความเหมาะสมในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน และในองค์กรเดียวกันมักจำเป็นจะต้องใช้หลายๆระบบผสมผสานกัน ดังนั้นผู้บริหารจำเป็นต้องเป็นผู้ตัดสินใจเลือกระบบการบริหารให้เหมาะสมกับพัสดุคงคลังแต่ละเภท ในที่นี้จะกล่าวถึง ระบบ MRP และ JIT

MRP: การวางแผนการใช้ทรัพยากรการผลิต (Material Resource Planning)
หมายถึง การใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยในการควบคุมวัสดุและการวางแผนการผลิต ระบบวางแผนความต้องการวัสดุจะช่วยพิจารณาความต้องการวัสดุจนถึงระดับผลิตภัณฑ์ โดยคำนวณความต้องการส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์ในแต่ละช่วงเวลา เพื่อจัดการสั่งผลิตหรือสั่งซื้อส่วนประกอบนั้นๆ นอกจากนี้ ระบบวางแผนความต้องการวัสดุยังทำหน้าที่เป็นกลไกในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงตารางการผลิตเมื่อมีการทบทวนแผนงานเกี่ยวกับความต้องการ และเป็นระบบที่ใช้ในงานบริหารการผลิตในธุรกิจประเภทอุตสาหกรรมการผลิต เป็นระบบที่ช่วยในการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการใช้วัตถุดิบว่าใช้ในช่วงใดบ้าง ปริมาณเท่าใด นำไปใช้ในเงื่อนไขอะไร (ผลิต, ขาย) เพื่อให้ได้ปริมาณสินค้าคงคลังอยู่ในระดับที่เหมาะสม (ไม่สูงหรือต่ำเกินไป) รวมไปถึงการจัดการเรื่อง เงินทุน แรงงานและเครื่องจักร และ การจัดการวางแผน และ ควบคุมการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรมให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

หลักการทำงานของ MRP โดยสรุป
วัตถุประสงค์หลักในธุรกิจการผลิต คือต้องการผลิตสินค้าให้ทันเวลาและเพียงพอกับความต้องการของลูกค้า โดยควบคุมให้เกิดความเสียหายน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อผลตอบแทนที่ดีที่สุด
การทำงานของ MRP โดยเริ่มจาก ปริมาณสินค้าทั้งหมดที่ต้องการ โดยคำนวณจากยอดขายทั้งหมดที่ลูกค้าสั่งซื้อเข้ามา จำนวนยอดสินค้าที่ค้างส่ง และ ปริมาณการใช้สินค้าในกรณีอื่นๆ เมื่อได้ยอดสินค้าทั้งหมดแล้ว จากนั้นก็จะต้องตรวจสอบกับสินค้าในคลังสินค้าสำเร็จรูปพร้อมขาย ว่ามีจำนวนเพียงพอหรือไม่ ถ้ามีเพียงพอ ก็จะจัดเตรียมสินค้า และจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า แต่ถ้าหากสินค้ามีไม่พอที่จะส่งให้ลูกค้า ก็จะต้องทำการวางแผนการผลิตสินค้า ตามจำนวนที่ยังขาดอยู่ โดยการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการวัตถุดิบ ว่าจะต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง จำนวนเท่าไร และต้องใช้เวลาใดบ้าง ใช้เครื่องจักรไหนบ้าง ใช้พนักงานเท่าไร โดยคำนวณจากรายการวัตถุดิบ (Bill of material) ซึ่งได้กำหนดว่าสินค้าสำเร็จรูปแต่ละชนิดประกอบด้วยวัตถุดิบอะไรบ้าง และรายการใช้วัตถุดิบในกรณีอื่นๆ เมื่อได้วัตถุดิบทั้งหมดแล้ว ก็จะต้องมาตรวจสอบวัตถุดิบ ว่ามีเพียงพอหรือไม่ โดยตรวจสอบจาก ยอดคงเหลือของวัตถุดิบคงคลัง และรายการวัตถุดิบที่ค้างรับจากการสั่งซื้อ (อยู่ในระหว่างการจัดส่งจากผู้จำหน่าย) ถ้าวัตถุดิบเพียงพอ ก็เบิกวัตถุดิบไปผลิตสินค้า ตามแผนการผลิต ขบวนการผลิต และการควบคุมการผลิต เมื่อผลิตเสร็จก็จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ระบบก็จะเชื่อมต่อไปยังการบริหารข้อมูลด้านต้นทุน บัญชี และการเงิน เป็นระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในการจัดทำแผนความต้องการวัสดุโดยมีองค์ประกอบของข้อมูลนำเข้าที่สำคัญ 3 รายการ คือ ตารางการผลิตหลัก แฟ้มข้อมูลบัญชีรายการวัสดุ(Bill of material file) และแฟ้มข้อมูลสถานะคงคลัง (Inventory status file) แผนจากระบบ MRP จะให้สารสนเทศในการตัดสินใจเกี่ยวกับ ช่วงเวลาที่ควรออกใบสั่ง และ จำนวนการสั่งที่เหมาสม


JIT: ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just-in-Time Production Systems)
การผลิตแบบ JIT คือ การที่ชิ้นส่วนที่จำเป็นเข้ามาถึงกระบวนการผลิตในเวลาที่จำเป็นและด้วยจำนวนที่จำเป็นหรืออาจกล่าวได้ว่า JIT คือ การผลิตหรือการส่งมอบ “ สิ่งของที่ต้องการ ในเวลาที่ต้องการ ด้วยจำนวนที่ต้องการ” ใช้ความต้องการของลูกค้าเป็นเครื่องกำหนดปริมาณการผลิตและการใช้วัตถุดิบ ซึ่งลูกค้าในที่นี้ไม่ได้หมายถึงเฉพาะลูกค้าผู้ซื้อสินค้าเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึงบุคลากรในส่วนงานอื่นที่ต้องการงานระหว่างทำหรือวัตถุดิบเพื่อทำการผลิตต่อเนื่องด้วย โดยใช้วิธีดึง ( Pull Method of Material Flow ) ควบคุมวัสดุคงคลังและการผลิต ณ สถานีที่ทำการผลิตนั้นๆ ซึ่งถ้าทำได้ตามแนวคิดนี้แล้ววัสดุคงคลังที่ไม่จำเป็นในรูปของวัตถุดิบ งานระหว่างทำและสินค้าสำเร็จรูปจะถูกขจัดออกไปอย่างสิ้นเชิง

วัตถุประสงค์ของการผลิตแบบทันเวลาพอดี
1. ควบคุมวัสดุคงคลังให้อยู่ในระดับที่น้อยที่สุดหรือให้เท่ากับศูนย์ ( Zero inventory )
2. ลดเวลานำหรือระยะเวลารอคอยในกระบวนการผลิต ( Zero lead time )
3. ขจัดปัญหาของเสียที่เกิดขึ้นจากการผลิต ( Zero failures )
4. ขจัดความสูญเปล่าในการผลิต ( Eliminate 7 Types of Waste ) ดังต่อไปนี้
- การผลิตมากเกินไป ( Overproduction ) : ชิ้นส่วนและผลิตภัณฑ์ถูกผลิตมากเกินความต้องการ
- การรอคอย ( Waiting ) : วัสดุหรือข้อมูลสารสนเทศ หยุดนิ่งไม่เคลื่อนไหวหรือติดขัดเคลื่อนไหวไม่สะดวก
- การขนส่ง ( Transportation ) : มีการเคลื่อนไหวหรือมีการขนย้ายวัสดุในระยะทางที่มากเกินไป
- กระบวนการผลิตที่ขาดประสิทธิภาพ ( Processing itself ) : มีการปฏิบัติงานที่ไม่จำเป็น
- การมีวัสดุหรือสินค้าคงคลัง ( Stocks ) : วัตถุดิบและผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปมีเก็บไว้มากเกินความจำเป็น
- การเคลื่อนไหว ( Motion ) : มีการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นของผู้ปฏิบัติงาน
- การผลิตของเสีย ( Making defect ) : วัสดุและข้อมูลสารสนเทศไม่ได้มาตรฐาน ผลิตภัณฑ์ไม่มีคุณภาพ

สรุป
ปัจจุบันทั้งระบบ MRP และ ระบบ JIT ต่างได้รับการยอมรับและนำไปใช้กันอย่างแพร่หลายในโรงงานอุตสาหกรรมต่างๆ ทั่วโลก ถึงแม้หลักการและแนวทางในการดำเนินการผลิตหลายๆประการจะแตกต่างกันแต่ก็มี เป้าหมายที่คล้ายคลึงกันคือลดพัสดุคงคลัง เพิ่มความเชื่อถือได้ในกำหนดส่งมอบ และเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ในสภาพแวดล้อมของการปฏิบัติงานจริงมักจะไม่มีโรงงานใดที่จะนำระบบดังกล่าวไปใช้อย่างเต็มรูปแบบเพียงระบบเดียว เนื่องจากมีข้อจำกัดและสภาพแวดล้อมของโรงงานที่แตกต่างกันมากมาย จึงมักจะมีการผสมผสานระบบ อื่นๆเข้ามาร่วมด้วย อย่างไรก็ตามในปัจจุบันได้มีความพยายามจะนำเอาข้อดีของระบบ MRP ที่มีความโดดเด่นในเรื่องของระบบสารสนเทศด้านการวางแผนและควบคุมทรัพยากรการผลิตมาผสมผสานรวมกับระบบ JIT ซึ่งมีความโดดเด่นในเรื่องการเน้นการผลิตที่มีความเป็นเลิศและการบริหารการผลิตในเชิงบูรณาการ เพื่อยกระดับความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของระบบการบริหารการผลิตให้สูงยิ่งขึ้น


เครดิต :
http://www.logisticafe.com/th/2009/09/mrp-material-requirement-planning/
http://pimtraining.com/wizContent.asp?wizConID=119&txtmMenu_ID=7

วงจรการพัฒนาระบบ SDLC (Systems Development Life Cycle)

หมายถึง ขั้นตอนหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบงาน ซึ่งมีจุดเริ่มต้นในการทํางานและจุดสิ้นสุดของการปฏิบัติงาน ในการพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กรจะต้องมีการวิเคราะห์กระบวนการทํางานขององค์กร เราเรียกว่า System development Life Cycle (SDLC) การพัฒนาระบบในองค์กรเป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบที่จะต้องทําการติดต่อกับหน่วยงานที่ต้องการพัฒนาระบบสารสนเทศ ว่าการทํางานมีองค์ประกอบอะไรบ้าง เช่นขนาดขององค์กร รายละเอียดการทํางาน ถ้าเป็นบริษัทขนาดใหญ่นักวิเคราะห์จะต้องเข้าใจให้ชัดเจนเกี่ยวกับมาตรฐานการทํางาน กระบวนการทํางาน

จุดกำเนิดของระบบงานโดยปกติจะกำเนิดขึ้นจากผู้ใช้ระบบ เนื่องจากผู้ใช้ระบบเป็นผู้ใกล้ชิดกับกิจกรรมของธุรกิจมากที่สุด ดังนั้นกิจกรรมทางธุรกิจได้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องนั้น ความต้องการที่จะพัฒนาปรับปรุงกิจการต่างๆย่อมเกิดขึ้น นักวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มเข้ามามีบทบาทในการพัฒนาปรับปรุงแก้ไขระบบงาน

ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกันตั้งแต่เกิดจนตายวงจรนี้จะเป็นขั้นตอนที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อย เป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้น ด้วยกัน คือ
1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
3. วิเคราะห์ (Analysis)
4. ออกแบบ (Design)
5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction)
6. การปรับเปลี่ยน (Conversion)
7. บำรุงรักษา (Maintenance)

ขั้นที่ 1 : เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่าต้องการระบบสารสนเทศหรือระบบจัดการเดิม ได้แก่ระบบเอกสารในตู้เอกสาร ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่ตอบสนองความต้องการในปัจจุบัน ปัจจุบันผู้บริหารตื่นตัวกันมากที่จะให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศมาใช้ในหน่วยงานของตน ในงานธุรกิจ อุตสาหกรรม หรือใช้ในการผลิต ตัวอย่างเช่น บริษัทของเรา จำกัด ติดต่อซื้อสินค้าจากผู้ขายหลายบริษัท ซึ่งบริษัทของเราจะมีระบบ MIS ที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนี้สินที่บริษัทขอเราติดค้างผู้ขายอยู่ แต่ระบบเก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 รายเท่านั้น แต่ปัจจุบันผู้ขายมีระบบเก็บข้อมูลถึง 900 ราย และอนาคตอันใกล้นี้จะเกิน 1,000 ราย ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงเรียกนักวิเคราะห์ระบบเข้ามาศึกษา แก้ไขระบบงาน ปัญหาที่สำคัญของระบบสารสนเทศในปัจจุบัน คือ ระบบเขียนมานานแล้ว ส่วนใหญ่เขียนมาเพื่อติดตามเรื่องการเงิน ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลข่าวสารในการตัดสินใจ แต่ปัจจุบันฝ่ายบริหารต้องการดูสถิติการขายเพื่อใช้ในการคาดคะเนในอนาคต หรือความต้องการอื่นๆ เช่น สินค้าที่มียอดขายสูง หรือสินค้าที่ลูกค้าต้องการสูง หรือการแยกประเภทสินค้าต่างๆที่ทำได้ไม่ง่ายนัก การที่จะแก้ไขระบบเดิมที่มีอยู่แล้วไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก หรือแม้แต่การสร้างระบบใหม่ ดังนั้นควรจะมีการศึกษาเสียก่อนว่าความต้องการของเราเพียงพอที่เป็นไปได้หรือไม่ ได้แก่ "การศึกษาความเป็นไปได้" (Feasibility Study)

ขั้นตอนที่ 2 : ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
จุดประสงค์ของการศึกษาความเป็นไปได้ก็คือ การกำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าการพัฒนาสร้างระบบสารสนเทศ หรือการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด และได้ผลเป็นที่น่าพอใจ ปัญหาต่อไปคือ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีความเป็นไปได้ทางเทคนิคและบุคลากร ปัญหาทางเทคนิคก็จะเกี่ยวข้องกับเรื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องมือเก่าๆถ้ามี รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ด้วย ตัวอย่างคือ คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ในบริษัทเพียงพอหรือไม่ คอมพิวเตอร์อาจจะมีเนื้อที่ของฮาร์ดดิสก์ไม่เพียงพอ รวมทั้งซอฟต์แวร์ ว่าอาจจะต้องซื้อใหม่ หรือพัฒนาขึ้นใหม่ เป็นต้น ความเป็นไปได้ทางด้านบุคลากร คือ บริษัทมีบุคคลที่เหมาะสมที่จะพัฒนาและติดตั้งระบบเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่มีจะหาได้หรือไม่ จากที่ใด เป็นต้น นอกจากนั้นควรจะให้ความสนใจว่าผู้ใช้ระบบมีความคิดเห็นอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งความเห็นของผู้บริหารด้วย สุดท้ายนักวิเคราะห์ระบบต้องวิเคราะห์ได้ว่า ความเป็นไปได้เรื่องค่าใช้จ่าย รวมทั้งเวลาที่ ใช้ในการพัฒนาระบบ และที่สำคัญคือ ผลประโยชน์ที่จะได้รับ เรื่องเวลาเป็นสิ่งสำคัญ เช่น การเปลี่ยนแปลงระบบเพื่อรองรับผู้ขายให้ได้มากกว่า 1,000 บริษัทนั้น ควรใช้เวลาไม่เกิน 1 ปี ตั้งแต่เริ่มต้นจนใช้งานได้ ค่าใช้จ่ายเริ่มตั้งแต่พัฒนาจนถึงใช้งานได้จริงได้แก่ เงินเดือน เครื่องมือ อุปกรณ์ ต่างๆ เป็นต้น พูดถึงเรื่องผลประโยชน์ที่ได้รับอาจมองเห็นได้ไม่ง่ายนัก แต่นักวิเคราะห์ระบบควรมองและตีออกมาในรูปเงินให้ได้ เช่น เมื่อนำระบบใหม่เข้ามาใช้อาจจะทำให้ ค่าใช้จ่ายบุคลากรลดลง หรือกำไรเพิ่มมากขึ้น เช่น ทำให้ยอดขายเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากผู้บริหารมีข้อมูลพร้อมที่จะช่วยในการตัดสินใจที่ดีขึ้น

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ (Analysis)
เริ่มเข้าสู่การวิเคราะห์ระบบ การวิเคราะห์ระบบเริ่มตั้งแต่การศึกษาระบบการทำงานของธุรกิจนั้น ในกรณีที่ระบบเราศึกษานั้นเป็นระบบสารสนเทศอยู่แล้วจะต้องศึกษาว่าทำงานอย่างไร เพราะเป็นการยากที่จะออกแบบระบบใหม่โดยที่ไม่ทราบว่าระบบเดิมทำงานอย่างไร หรือธุรกิจดำเนินการอย่างไร หลังจากนั้นกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้เทคนิคในการเก็บข้อมูล (Fact-Gathering Techniques) ดังรูป ได้แก่ ศึกษาเอกสารที่มีอยู่ ตรวจสอบวิธีการทำงานในปัจจุบัน สัมภาษณ์ผู้ใช้และผู้จัดการที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ เอกสารที่มีอยู่ได้แก่ คู่มือการใช้งาน แผนผังใช้งานขององค์กร รายงานต่างๆที่หมุนเวียนในระบบการศึกษาวิธีการทำงานในปัจจุบันจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบรู้ว่าระบบจริงๆทำงานอย่างไร ซึ่งบางครั้งค้นพบข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่าง เช่น เมื่อบริษัทได้รับใบเรียกเก็บเงินจะมีขั้นตอนอย่างไรในการจ่ายเงิน ขั้นตอนที่เสมียนป้อนใบเรียกเก็บเงินอย่างไร เฝ้าสังเกตการทำงานของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจและเห็นจริงๆ ว่าขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไร ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบค้นพบจุดสำคัญของระบบว่าอยู่ที่ใด การสัมภาษณ์เป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะต้องมีเพื่อเข้ากับผู้ใช้ได้ง่าย และสามารถดึงสิ่งที่ต้องการจากผู้ใช้ได้ เพราะว่าความต้องการของระบบคือ สิ่งสำคัญที่จะใช้ในการออกแบบต่อไป ถ้าเราสามารถกำหนดความต้องการได้ถูกต้อง การพัฒนาระบบในขั้นตอนต่อไปก็จะง่ายขึ้น เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจะนำมาเขียนรวมเป็นรายงานการทำงานของระบบซึ่งควรแสดงหรือเขียนออกมาเป็นรูปแทนที่จะร่ายยาวออกมาเป็นตัวหนังสือ การแสดงแผนภาพจะทำให้เราเข้าใจได้ดีและง่ายขึ้น หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบ อาจจะนำข้อมูลที่รวบรวมได้นำมาเขียนเป็น "แบบทดลอง" (Prototype) หรือตัวต้นแบบ แบบทดลองจะเขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ และที่ช่วยให้ง่ายขึ้นได้แก่ ภาษายุคที่ 4 (Fourth Generation Language) เป็นการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขึ้นมาเพื่อใช้งานตามที่เราต้องการได้ ดังนั้นแบบทดลองจึงช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ เมื่อจบขั้นตอนการวิเคราะห์แล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเขียนรายงานสรุปออกมาเป็น ข้อมูลเฉพาะของปัญหา (Problem Specification) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ รายละเอียดของระบบเดิม ซึ่งควรจะเขียนมาเป็นรูปภาพแสดงการทำงานของระบบ พร้อมคำบรรยาย, กำหนดความต้องการของระบบใหม่รวมทั้งรูปภาพแสดงการทำงานพร้อมคำบรรยาย, ข้อมูลและไฟล์ที่จำเป็น, คำอธิบายวิธีการทำงาน และสิ่งที่จะต้องแก้ไข. รายงานข้อมูลเฉพาะของปัญหาของระบบขนาดกลางควรจะมีขนาดไม่เกิน 100-200 หน้ากระดาษ

ขั้นตอนที่4 : การออกแบบ (Design)
ในระยะแรกของการออกแบบ นักวิเคราะห์ระบบจะนำการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์การเลือกซื้อคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วย (ถ้ามีหรือเป็นไปได้) หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะนำแผนภาพต่างๆ ที่เขียนขึ้นในขั้นตอนการวิเคราะห์มาแปลงเป็นแผนภาพลำดับขั้น (แบบต้นไม้) ดังรูปข้างล่าง เพื่อให้มองเห็นภาพลักษณ์ที่แน่นอนของโปรแกรมว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร และโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องเขียนในระบบ หลังจากนั้นก็เริ่มตัดสินใจว่าควรจะจัดโครงสร้างจากโปรแกรมอย่างไร การเชื่อมระหว่างโปรแกรมควรจะทำอย่างไร ในขั้นตอนการวิเคราะห์นักวิเคราะห์ระบบต้องหาว่า "จะต้องทำอะไร (What)" แต่ในขั้นตอนการออกแบบต้องรู้ว่า " จะต้องทำอย่างไร(How)" ในการออกแบบโปรแกรมต้องคำนึงถึงความปลอดภัย (Security) ของระบบด้วย เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น "รหัส" สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สำรองไฟล์ข้อมูลทั้งหมด เป็นต้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องออกแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลขาเข้า (Input Format) ออกแบบรายงาน (Report Format) และการแสดงผลบนจอภาพ (Screen Fromat) หลักการการออกแบบฟอร์มข้อมูลขาเข้าคือ ง่ายต่อการใช้งาน และป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น ถัดมาระบบจะต้องออกแบบวิธีการใช้งาน เช่น กำหนดว่าการป้อนข้อมูลจะต้องทำอย่างไร จำนวนบุคลากรที่ต้องการในหน้าที่ต่างๆ แต่ถ้านักวิเคราะห์ระบบตัดสินใจว่าการซื้อซอฟต์แวร์ดีกว่าการเขียนโปรแกรม ขั้นตอนการออกแบบก็ไม่จำเป็นเลย เพราะสามารถนำซอฟต์แวร์สำเร็จรูปมาใช้งานได้ทันที สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบมาทั้งหมดในขั้นตอนที่กล่าวมาทั้งหมดจะนำมาเขียนรวมเป็นเอกสารชุดหนึ่งเรียกว่า "ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบระบบ " (System Design Specification) เมื่อสำเร็จแล้วโปรแกรมเมอร์สามารถใช้เป็นแบบในการเขียนโปรแกรมได้ทันที่สำคัญก่อนที่จะส่งถึงมือโปรแกรมเมอร์เราควรจะตรวจสอบกับผู้ใช้ว่าพอใจหรือไม่ และตรวจสอบกับทุกคนในทีมว่าถูกต้องสมบูรณ์หรือไม่ และแน่นอนที่สุดต้องส่งให้ฝ่ายบริหารเพื่อตัดสินใจว่าจะดำเนินการ ต่อไปหรือไม่ ถ้าอนุมัติก็ผ่านเข้าสู่ขั้นตอนการสร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction)

ขั้นตอนที่ 5 : การพัฒนาระบบ (Construction)
ในขั้นตอนนี้โปรแกรมเมอร์จะเริ่มเขียนและทดสอบโปรแกรมว่า ทำงานถูกต้องหรือไม่ ต้องมีการทดสอบกับข้อมูลจริงที่เลือกแล้ว ถ้าทุกอย่างเรียบร้อย เราจะได้โปรแกรมที่พร้อมที่จะนำไปใช้งานจริงต่อไป หลังจากนั้นต้องเตรียมคู่มือการใช้และการฝึกอบรมผู้ใช้งานจริงของระบบ ระยะแรกในขั้นตอนนี้นักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมสถานที่สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วจะต้องตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ทำงานเรียบร้อยดี โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมตามข้อมูลที่ได้จากเอกสารข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (Design Specification) ปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องในการเขียนโปรแกรม แต่ถ้าโปรแกรมเมอร์คิดว่าการเขียนอย่างอื่นดีกว่าจะต้องปรึกษานักวิเคราะห์ระบบเสียก่อน เพื่อที่ว่านักวิเคราะห์จะบอกได้ว่าโปรแกรมที่จะแก้ไขนั้นมีผลกระทบกับระบบทั้งหมดหรือไม่ โปรแกรมเมอร์เขียนเสร็จแล้วต้องมีการทบทวนกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน เพื่อค้นหาข้อผิดพลาด วิธีการนี้เรียกว่า "Structure Walkthrough " การทดสอบโปรแกรมจะต้องทดสอบกับข้อมูลที่เลือกแล้วชุดหนึ่ง ซึ่งอาจจะเลือกโดยผู้ใช้ การทดสอบเป็นหน้าที่ของโปรแกรมเมอร์ แต่นักวิเคราะห์ระบบต้องแน่ใจว่า โปรแกรมทั้งหมดจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด
หลังจากนั้นต้องควบคุมดูแลการเขียนคู่มือซึ่งประกอบด้วยข้อมูลการใช้งานสารบัญการอ้างอิง "Help" บนจอภาพ เป็นต้น นอกจากข้อมูลการใช้งานแล้ว ต้องมีการฝึกอบรมพนักงานที่จะเป็นผู้ใช้งานจริงของระบบเพื่อให้เข้าใจและทำงานได้โดยไม่มีปัญหาอาจจะอบรมตัวต่อตัวหรือเป็นกลุ่มก็ได้

ขั้นตอนที่ 6 : การปรับเปลี่ยน (Construction)
ขั้นตอนนี้บริษัทนำระบบใหม่มาใช้แทนของเก่าภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ การป้อนข้อมูลต้องทำให้เรียบร้อย และในที่สุดบริษัทเริ่มต้นใช้งานระบบใหม่นี้ได้ การนำระบบเข้ามาควรจะทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปทีละน้อย ที่ดีที่สุดคือ ใช้ระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเก่าไปสักระยะหนึ่ง โดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าเรียบร้อยก็เอาระบบเก่าออกได้ แล้วใช้ระบบใหม่ต่อไป

ขั้นตอนที่ 7 : บำรุงรักษา (Maintenance)
การบำรุงรักษาได้แก่ การแก้ไขโปรแกรมหลังจากการใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขโปรแกรมหลังจากใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขระบบส่วนใหญ่มี 2 ข้อ คือ 1. มีปัญหาในโปรแกรม (Bug) และ 2. การดำเนินงานในองค์กรหรือธุรกิจเปลี่ยนไป จากสถิติของระบบที่พัฒนาแล้วทั้งหมดประมาณ 40% ของค่าใช้จ่ายในการแก้ไขโปรแกรม เนื่องจากมี "Bug" ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบควรให้ความสำคัญกับการบำรุงรักษา ซึ่งปกติจะคิดว่าไม่มีความสำคัญมากนัก เมื่อธุรกิจขยายตัวมากขึ้น ความต้องการของระบบอาจจะเพิ่มมากขึ้น เช่น ต้องการรายงานเพิ่มขึ้น ระบบที่ดีควรจะแก้ไขเพิ่มเติมสิ่งที่ต้องการได้ การบำรุงรักษาระบบ ควรจะอยู่ภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ เมื่อผู้บริหารต้องการแก้ไขส่วนใดนักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมแผนภาพต่าง ๆ และศึกษาผลกระทบต่อระบบ และให้ผู้บริหารตัดสินใจต่อไปว่าควรจะแก้ไขหรือไม่


เครดิต :
http://namp410.blogspot.com/2010/01/sdlc.html
http://namp410.blogspot.com/2010/01/sdlc.html

Database Warehouse คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร

Data Warehouse หมายถึง ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ขององค์กรหรือหน่วยงานหนึ่งๆ ซึ่งเก็บรวบรวมข้อมูลจากฐานข้อมูลระบบงานประจำวัน หรือเรียกอีกอย่างว่า Operational database และฐานข้อมูลอื่นภายนอกองค์กร หรือเรียกว่า External database โดยข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในคลังข้อมูลนั้น มีวัตถุประสงค์ในการนำมาใช้งาน และมีลักษณะของการจัดเก็บแตกต่างไปจากข้อมูลในฐานข้อมูลระบบงานอื่น การย้ายข้อมูลจากฐานข้อมูลปกติ เข้าไปไว้ใน Data Warehouse มีข้อดีหลายอย่าง เช่น ทำให้องค์กรหรือเจ้าของข้อมูล มีโอกาสได้ออกแบบรูปแบบการเก็บข้อมูลใหม่ให้เหมาะสมกับการเรียกใช้มากยิ่งขึ้นในงานเฉพาะด้าน และทำให้เหมาะสำหรับการนำไปใช้ช่วยในการตัดสินใจ หรือใช้ในงานวิเคราะห์ นอกจากนั้นระบบ Data Warehouse ยังรวมเอาข้อมูลที่ใช้อยู่ในปัจจุบันเข้ากับข้อมูลในอดีตเป็นฐานข้อมูลเดียวกัน สามารถเรียกใช้งานได้จากอินเตอร์เฟสแบบ กราฟิกได้โดยตรง (GUI) พร้อมสำหรับการจัดการข้อมูลและนำข้อมูลที่ได้ไปวิเคราะห์ ข้อดีอีกข้อก็คือ ระบบ Data Warehouse ทำให้ผู้ใช้ที่เป็นผู้บังคับบัญชาระดับสูง หรือเจ้าหน้าที่ทั่วไปสามารถเข้าถึงและเรียกใช้ฐานข้อมูลได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ทางเทคนิคอีกต่อไป


คุณสมบัติของคลังข้อมูล
1.) Consolidated and Consistant
-Consolidated หมายถึง การรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมาไว้ที่ศูนย์กลางเดียวกัน (คลังข้อมูล)
-Consistant หมายถึง ข้อมูลจากแหล่งต่างๆที่รวบรวมมาไว้ในคลังข้อมูล จะต้องมีคุณสมบัติที่เหมือนกัน รูปแบบเดียวกันและสอดคล้องกัน
2.) Subject-Oriented Data หมายถึง เก็บข้อมูลในระดับปฏิบัติการเฉพาะส่วนที่นำมาใช้เชิงวิเคราะห์หรือ เชิงตัดสินใจมากกว่าการเก็บข้อมูลเพื่อตอบคำถาม
3.) Historical Data หมายถึง จะเก็บย้อนหลังเป็นเวลาหลายๆปี เพื่อจะได้นำไปวิเคราะห์เปรียบเทียบหาแนวโน้มของข้อมูลเปรียบกับปีที่ผ่านมา
4.) Read – Only Data หมายถึง ข้อมูลในฐานข้อมูลไม่ควรมีการแก้ไขหลังจากที่นำข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูลของคลังข้อมูลแล้วไม่มีการ Insert update or delete ข้อมูลภายในคลังข้อมูลนอกจากการเพิ่มข้อมูลเข้าอย่างเดียว


ตัวอย่างของระบบ Data Warehouse ที่ประสบความสำเร็จ
ต่อไปนี้จะเป็นตัวอย่างจำนวนหนึ่งของการนำระบบ Data Warehouse ไปประยุกต์ใช้ที่เรียกได้ว่าประสบความสำเร็จ

• ระบบจัดการชนิดสินค้า (Categories Management)ช่วยให้ธุรกิจค้าปลีกเข้าใจพฤติกรรมการใช้จ่ายของลูกค้ามาก ขึ้นและทราบว่าลูกค้ามีปฏิกิริยากับโปรโมชั่นของตนอย่างไร
• ระบบวิเคราะห์การ “Claim” หรือการอ้างสิทธิของธุรกิจประกันสุขภาพ ช่วยให้บริษัทควบคุมค่าใช้จ่ายของลูกค้าได้ดีขึ้น
• ระบบควบคุมการทุจริตและควบคุมค่าใช้จ่ายของธุรกิจประกันสุขภาพ
• ระบบ Supplier Management หรือระบบจัดการ Supplier ช่วยให้องค์กรเหล่านั้นสามารถประเมินคาดการณ์ และวางแผนสำหรับอนาคตได้ดีกว่า
• ระบบการเงิน ซึ่งมีองค์กรทั้งหลายนำไปใช้อย่างกว้างขวาง ทำให้องค์กรเหล่านี้สามารถประเมินคาดการณ์ และวางแผนสำหรับอนาคตได้ดีกว่า
• ระบบจัดการค่าใช้บริการ ซึ่งบริษัทโทรคมนาคมนำไปใช้ ทำให้บริษัทเหล่านั้นสามารถกำหนดอัตราค่าบริการ ที่ทำกำไรได้สูงสุด ในขณะเดียวกันก็เป็นอัตราที่จูงใจลูกค้ามากที่สุดด้วย ไม่ว่าจะเป็นค่าบริการโทรศัพท์เคลื่อนที่โทรศัพท์ ทางไกลหรือโทรศัพท์บ้านก็ตาม
• ระบบประวัติลูกค้า ระบบทำนายความต้องการและระบบการตลาดขนาดจุลภาคที่มีใช้ในบริษัทบริการสื่อสาร
• ระบบจัดเก็บค่าบริการ ระบบจัดการเครดิต และระบบการตลาดขนาดจุลภาคที่มีใช้ในสถาบันการเงิน


ประโยชน์ของ Data Warehouse สามารถจำแนกได้เป็นข้อๆ ดังนี้
- ทำการรวบรวมข้อมูลที่มีความซับซ้อนให้ง่ายต่อการจัดเก็บ
- สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
- ช่วยเสริมสร้างความรู้ของบุคลากรในองค์กร และสนับสนุนการตัดสินใจให้เกิดประสิทธิภาพ
- สร้างความได้เปรียบในการแข่งขันและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้มีความรวดเร็วขึ้น


เครดิต :
http://techinnoreview.exteen.com/20090611/data-warehouse
http://gotoknow.org/blog/business-intelligence/45018

ETF, RMF, LTF คืออะไร ?

1. ETF (Exchange Traded Fund)
คือ กองทุนเปิดที่ลงทุนในหุ้นทุน และจดทะเบียนซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ฯ ถ้ามาดูตามคำศัพท์ภาษาอังกฤษแต่ละคำที่ประกอบขึ้นได้ดังนี้
-Exchange: หมายความว่า มีการนำหน่วยลงทุนไปจดทะเบียนในตลาดรอง (secondary market)หรือตลาดหลักทรัพย์ฯ (the stock exchange)
-Traded: หมายความว่า สามารถทำการซื้อขายผ่านบริษัทหลักทรัพย์ (บล.) หรือโบรกเกอร์ ได้เสมือนกับเป็นหลักทรัพย์จดทะเบียนตัวหนึ่ง ดังนั้น สภาพคล่อง (liquidity) ของกองทุน ETF จึงไม่ต่างจากหลักทรัพย์จดทะเบียนทั่วๆ ไปที่สามารถซื้อขายกันได้ตลอดทั้งวัน นอกจากนี้นักลงทุนยังสามารถทราบราคาซื้อขายได้ในทันทีแบบ Real Time อีกด้วย
-Fund: หมายความว่า กองทุน ETF เป็นกองทุนรวม (mutual fund) ประเภทหนึ่งโดย ETF เป็นกองทุนที่มีนโยบายการลงทุนที่เน้นการสร้างผลตอบแทนให้เท่ากับดัชนีอ้างอิง อาทิ ดัชนีราคาหุ้น ดัชนีราคาหุ้น SET50 ดัชนีราคาตราสารหนี้ เป็นต้น

ETF ที่ลงทุนในตราสารทุนกองแรกของประเทศไทยใช้ดัชนีราคาหุ้น SET50 เป็นหลักทรัพย์อ้างอิง ผู้จัดการกองทุนจะรวบรวมเงินลงทุนจากกลุ่มผู้ร่วมลงทุนไปซื้อหุ้นในกลุ่ม SET50 โดยมีวัตถุประสงค์การลงทุนให้ผลตอบแทนใกล้เคียงกับดัชนีราคาหุ้น SET50 มากที่สุด ดังนั้น พอร์ตการลงทุนจึงประกอบไปด้วยหุ้น 50 ตัวที่มีพื้นฐานดี มีมูลค่าตามราคาตลาด (market capitalization) อยู่ในระดับสูง และเป็นหลักทรัพย์ที่อยู่ในความต้องการของนักลงทุน มีการหมุนเวียนของการซื้อขายโดยตลอดหรือมีสภาพคล่องสูง
ผลตอบแทน
1. กำไรจากส่วนต่างของราคา (capital gain) โดยหากผู้ลงทุนที่สามารถซื้อหน่วย ETF ในราคาต่ำแล้วสามารถขายได้ในราคาสูงกว่าตอนที่ซื้อมา จะได้รับกำไรจากส่วนต่างของราคา
2. เงินปันผล (dividend)ผู้ลงทุนจะได้รับเงินปันผลจากการถือหน่วย ETF ซึ่งได้มาจากเงินปันผลของบริษัทที่เป็นองค์ประกอบ ของ SET50 Index โดยผู้จัดการกองทุนจะจัดสรรเงินปันผลหลังจากหักค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายของกองทุน
ความเสี่ยง
ผู้ลงทุนใน ETF มีความเสี่ยงจากปัจจัยลบที่อาจจะมีผลกระทบเชิงลบต่อระดับ ยกตัวอย่างเช่น ถ้ามีข่าวสารเกี่ยวกับตัวเลขสำคัญทางเศรษฐกิจออกมาไม่ดีนัก ดัชนี SET50 อาจปรับตัวลดลงส่งผลกระทบต่อราคา SET50 ETF ที่ผู้ลงทุนถือไว้อาจมีราคาลดลงได้ ทำให้ผู้ลงทุนอาจขายหน่วย ETF ได้ในราคาที่ต่ำกว่าตอนที่ซื้อมาตอนแรก นอกจากนี้ผู้ลงทุนยังต้องเผชิญกับความเสี่ยงที่เรียกว่า Tracking Error Risk ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่ผลตอบแทนของหน่วย ETF ไม่เท่ากับอัตราผลตอบแทนของดัชนีได้ 100%

2. RMF (Retirement Mutual Fund)
คือ กองทุนรวมเพื่อการเลี้ยงชีพ เป็นกองทุนรวมประเภทหนึ่ง (กองทุนรวม หมายถึง การนำเงินของผู้ลงทุนหลายๆ คนมารวมกัน แล้วมีมืออาชีพซึ่งก็คือ บริษัทจัดการ คอยบริหารจัดการเงินตามนโยบายการลงทุนที่กำหนดไว้) ซึ่งมีวัตถุประสงค์พิเศษแตกต่างจากกองทุนรวมทั่วไป คือ RMF เป็นเครื่องมือหนึ่งในการสะสมเงินไว้ใช้ในวัยเกษียณ ที่ทางการให้การสนับสนุนสิทธิประโยชน์ทางภาษีแก่ผู้ลงทุนเพื่อเป็นแรงจูงใจ เหมาะกับคนทุกกลุ่มที่ต้องการออมเงินเพื่อวัยเกษียณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คนที่ยังไม่มีสวัสดิการออมเงินเพื่อวัยเกษียณ เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ (กบข.) มารองรับ หรือมีสวัสดิการดังกล่าวแต่ยังมีกำลังออมเพิ่มมากกว่านั้นได้อีก
นโยบายการลงทุน
มีนโยบายการลงทุนให้เลือกหลากหลายเหมือนกองทุนรวมทั่วไป ตั้งแต่กองทุนที่มีระดับความเสี่ยงต่ำ เน้นลงทุนในตราสารหนี้ เช่น พันธบัตร กองทุนที่มีระดับความเสี่ยงปานกลางที่อาจผสมผสานระหว่างการลงทุนในตราสารหนี้และตราสารทุน ไปจนถึงกองทุนที่มีระดับความเสี่ยงสูง เน้นลงทุนในตราสารทุน เช่น หุ้น ใบสำคัญแสดงสิทธิการซื้อหุ้น (warrant)

3. LTF (Long Term Equity Fund)
คือ กองทุนรวมหุ้นระยะยาว เป็นกองทุนรวมที่เน้นลงทุนในหุ้น โดยทางการสนับสนุนให้จัดตั้งขึ้นเพื่อเพิ่มสัดส่วนผู้ลงทุนสถาบัน (ซึ่งก็คือ กองทุนรวม) ที่จะลงทุนระยะยาวในตลาดหลักทรัพย์ฯ การเพิ่มผู้ลงทุนสถาบันดังกล่าวจะช่วยให้ตลาดทุนไทยมีเสถียรภาพมากขึ้น ทั้งนี้ ผู้ที่ลงทุนใน LTF ที่เป็นบุคคลธรรมดาจะได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีเพื่อเป็นแรงจูงใจในการลงทุน เหมาะกับคนทุกกลุ่มที่ต้องการลงทุนในหุ้นระยะยาว แต่อาจไม่มีความชำนาญเกี่ยวกับการลงทุนในหุ้น หรือไม่มีเวลาจึงลงทุนผ่านกองทุนรวม ทั้งนี้ ผู้ลงทุนจะต้องเข้าใจและยอมรับความเสี่ยงจากการลงทุน และเงื่อนไขเกี่ยวกับระยะเวลาในการลงทุนได้
นโยบายการลงทุน
มีนโยบายการลงทุนแบบเดียว คือ ลงทุนในหุ้นที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ฯ ไม่น้อยกว่าร้อยละ 65
ของมูลค่าทรัพย์สินสุทธิของกองทุน โดยอาจเน้นลงทุนในหุ้นกลุ่ม SET50 หุ้นตามกลุ่มอุตสาหกรรม หรือลงทุนในหุ้นตามที่บริษัทจัดการเห็นควรก็ได้ ขึ้นอยู่กับรายละเอียดนโยบายการลงทุนของแต่ละ LTF

ที่มา
-http://www.tsi-thailand.org/index.php?option=com_content&task=view&id=112&Itemid=92&limit=1&limitstart=0
-http://www.tsi-thailand.org/index.php?option=com_content&task=view&id=111&Itemid=93&limit=1&limitstart=1

ระบบ ERP คืออะไร ??

การดำเนินธุรกิจในภาวะปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้าไปมีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้ประกอบการในการบริหารงานขององค์กร กระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่ถูกสร้างและควบคุมโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือหลักในการเชื่อมโยงสารสนเทศระหว่างหน่วยงาน ภายในและภายนอกองค์กร ส่งผลให้ความสามารถในการสื่อสาร ควบคุม ตลอดจนการประมวลผลเพื่อตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้อง และรวดเร็วพร้อมเผชิญหน้ากับการแข่งขันในยุคพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์
สำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรม ระบบ ERP ถือว่าเป็นระบบสารสนเทศที่กำลังได้รับความนิยมเพราะเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่เข้าไปควบคุมกระบวนการทำงานในทุกๆ หน่วยงานขององค์กรและเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเข้ามาสู่ฐานข้อมูลศูนย์กลาง ส่งผลให้ข้อมูลดำเนินงานสอดประสานอย่างคล้องจองเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั้งบริษัท

ต้นกำเนิดของระบบ ERP
ก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรม ประมาณช่วงทศวรรษ 1960ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning(MRP) ก็คือเราจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบหรือ Material ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น จึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่องจักร(Machine)และส่วนของเรื่องการเงิน(Money) นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning(MRP II) จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้ ดังที่มีผู้เชี่ยวชาญหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า ระบบ MRP นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการทางด้าน Material ส่วนระบบ MRP II นั้น จะเข้ามาช่วยในการจัดการใน M อีกสองตัวนอกเหนือจาก Material ก็คือ Machine และ Money และมีระบบ MRP II ที่ชื่อ TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์ ถ้าดูจากหน้าจอ Main Menu จะพบว่า มีเมนูหลักของ Module อยู่ 3 Modules หลักๆด้วยกันคือ Financial Accounting, Distribution และ Manufacturing และใน Module ของ Manufacturing จะมีส่วนของ MRP รวมอยู่ด้วย จะเห็นได้ว่า ในการนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆนั้น จะยังไม่สามารถที่จะ Support การทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ ยังขาดส่วนของระบบงานการจัดการทางด้านทรัพยากรบุคคล นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า ERP นั่นเอง ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร(Enterprise Wide) หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material, Machine, Money และ Manpower นั่นเอง ดังนั้นถ้าเราเข้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ ERP เราจะพบว่ามีเมนูของทั้ง MRP และ MRP II รวมอยู่ด้วย เพราะ ERP มีต้นกำเนิดมาจากระบบ MRP และ MRP II นั่นเอง

ความหมายERP (Enterprise Resource Planning)
หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กรนั่นเอง สามารถบูรณาการ (integrate) รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกัน ให้เป็นระบบที่สัมพันธ์กันและเชื่อมโยงกันอย่าง real time
ERP เป็นโซลูชั่นที่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรอย่างแท้จริง โดยหลังจากนำมาใช้ก็พบว่าผลกำไรของบริษัทสูงขึ้น จากการที่สามารถบริหารจัดการคลังสินค้าและ ติดตามผลการผลิตได้แบบเรียวไทม์ (Real Time) ช่วยให้บริษัทฯ สามารถบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ทำให้บริษัทฯได้ข้อมูลที่ถูกต้องและ ผู้บริหารมีข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจแก้ไขปัญหาได้ทันต่อสถานการณ์ ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ในอดีตการประชุมฝ่าย เราต้องปวดหัวกับข้อมูลในไฟล์ Excel ที่แต่ละฝ่ายต่างจัดทำขึ้นใช้กันเอง ทั้งที่มีแหล่งข้อมูลเดียวกัน แต่กลับทำมาไม่เหมือนกัน จึงไม่รู้ว่าข้อมูลฝ่ายไหนถูกฝ่ายไหนผิด แต่ในปัจจุบันปัญหาดังกล่าวได้หายไปเพราะข้อมูลต่างๆ นั้นแต่ละฝ่ายจะพิมพ์จากซอฟต์แวร์ ERP ทำให้ข้อมูลที่ได้สอดคล้องไปในทิศทางเดียวกันมีความน่าเชื่อถือสูงเพราะข้อมูลต่างๆสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปถึงแหล่งที่มาของข้อมูลได้ชัดเจน และไม่ต้องมานั่งเสียเวลาเป็นวันๆ ในการรวมรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ มาจัดทำรายงาน เพราะสามารถพิมพ์จากซอฟต์แวร์ ERP ได้ตลอดเวลา
ERP มีการทำงานแบบ Real time และ การไหลของข้อมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน การเชื่อมโยงกันของข้อมูลในระบบที่เป็นเส้นทางเดียวกันนี้เอง การไหลของข้อมูลจึงทำให้สามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที มีผลสำคัญในการตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็วการไหลของข้อมูลการ เชื่อมต่อข้อมูลทำให้เกิดความรวดเร็ว สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ การดึงเข้าใช้งานของระบบหรือแผนกต่างๆ จะสามารถทำได้ไม่ล่าช้า ข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลจะเป็นปัจจุบันที่สุด ทำให้สามารถทำการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้เกิดความเสียหายน้อยที่สุด อีกทั้ง ERP ยังเป็นเครื่องมือสำหรับพยากรณ์การดำเนินงาน การลงทุน หรือการจัดการบริหารงานด้านต่างๆ เช่น การบริหารยอดขายหรือรายจ่ายในอนาคต การบริหารระบบการผลิตต่างๆ ฯลฯ ทำให้ผู้บริหารสามารถกำหนดแนวทางการแก้ปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น หรือวางแผนการดำเนินการล่วงหน้าได้ เพื่อป้องกันปัญหาหรือผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต ERP ยังเป็นระบบปฏิรูปจิตสำนึกการทำงาน กล่าวคือ การใช้ระบบ ERP อาจ จะต้องปรับเปลี่ยนการทำงาน จึงทำให้เกิดกิจกรรมการปฏิรูปองค์กร ซึ่งทำให้การทำงานเป็นในระบบแบบแผนและมาตรฐานเดียวกัน สร้างผลดีให้กับองค์กร ทำให้สามารถยกระดับขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในด้านต่างๆ ได้

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการจัดการทางการเงิน

คำว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ” เกิดจากการนำคำ 2 คำมารวมกัน คือ คำว่า
- เทคโนโลยี (Technology)ซึ่งหมายถึง การนำเอาความรู้ทางวิชาการ และด้านวิทยาศาสตร์มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์
- สารสนเทศ (Information)ซึ่งหมายถึง ข้อมูล (Data) ที่ผ่านการประมวลผล และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้
ดังนั้น เทคโนโลยีสารสนเทศ จึงหมายถึง การนำเทคโนโลยีมาใช้สำหรับการสร้าง จดบันทึก จัดเก็บ ประมวลผล และสื่อสารข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว รวมถึงความถูกต้อง และความแม่นยำ สำหรับการนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ นั่นเอง
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System) คือ ระบบที่รวบรวม ประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน การพัฒนาตัดสินใจ ประสานงาน และควบคุมการดำเนินงาน

ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีสารสนเทศเริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการในกระบวนการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นด้านการผลิต ด้านการตลาด ด้านการจัดการ ด้านบัญชี หรือด้านการเงิน ผู้ประกอบการจำเป็นจะต้องมีความเข้าใจว่า เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจอย่างไร ตลอดจนสามารถนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้เพื่อให้สามารถแข่งขัน และอยู่รอดได้ ซึ่งโดยปกติแล้วกิจการทุกกิจการต้องการเงินทุน (Capital) จำนวนมากเพื่อนำไปใช้ในสำหรับการลงทุนดำเนินธุรกิจ และขยายกิจการ โดยเงินทุนที่จัดหามานั้น แน่นอนว่า ควรมาจากแหล่งเงินทุนซึ่งมีต้นทุนที่ต่ำที่สุด หรือประหยัดสุด (Economy) หลังจากที่ได้เงินมาแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องดำเนินการจัดสรรเงินทุนที่มีอยู่นั้นในสินทรัพย์ให้เกิดทั้งประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) อันจะนำมาซึ่งรายได้ และการเจริญเติบโตของกิจการต่อไป นอกจากนี้ผู้ประกอบการยังต้องมีการวิเคราะห์ พยากรณ์ และวางแผนทางการเงินในอนาคตเพื่อให้มั่นใจว่า มีเงินทุนพอเพียงในการดำเนินงาน และทำให้เกิดความเสี่ยงด้านการเงินน้อยที่สุดอีกด้วย
จากสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นล้วนเป็นองค์ประกอบของการบริหารการเงินซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกคนควรทราบแต่เนื่องจากการเงินเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขเป็นจำนวนมากทำให้ต้องใช้เวลาในการคำนวณ อีกทั้งยังต้องการความละเอียดถูกต้องสูงการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้กับการบริหารการเงินนั้นจึงถือเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารการเงิน และลดความผิดพลาดอันอาจจะเกิดขึ้นได้ การนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินสำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ประกอบการสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินได้นั้น อาจพัฒนาขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมไว้ใช้งานด้วยตนเอง หรืออาจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีก็เป็นได้ ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ได้รับความนิยม และถูกนำมาใช้กับการบริหารการเงินอย่างแพร่หลาย ก็คือ โปรแกรม Microsoft Excel นั่นเอง ทั้งนี้ก็เพราะ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทกระดาษคำนวณ (Spread Sheet) ซึ่งช่วยในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษทางการเงินซึ่งเรียกว่า "Financial Function" ซึ่งเป็นสูตรสำเร็จรูปสำหรับการคำนวณหาข้อมูลทางการเงินประเภทต่างๆ อีกด้วย

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินธุรกิจ
ผู้บริหารต้องคำนึงถึงความสอดคล้องระหว่างการดำเนินธุรกิจ เทคโนโลยี และการตัดสินใจที่ต้องกระทำอย่างสอดคล้องกัน ปัจจุบันผู้บริหารต้องประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศและการตัดสินใจทางธุรกิจขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้เกิดวิสัยทัศน์และสร้างโอกาสในการประยุกต์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การ ผู้บริหารต้องสามารถจัดการกับเทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถแบ่งเป็นขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กำหนดกลยุทธ์องค์การที่ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
2. กำหนดแผนงานสารสนเทศระดับองค์การและการดำเนินงาน กำหนดโครงสร้างหน่วยงานสารสนเทศ
3. พัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศขององค์การ (information system infrastructure) เช่น อุปกรณ์ ชุดคำสั่ง ระบบสื่อสารและจัดการข้อมูล ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการกำหนดศักยภาพและความยืดหยุ่นในการปรับตัวของงานสารสนเทศในองค์การ
4. กำหนดรายละเอียดการดำเนินงานภายในองค์การ พร้อมทั้งพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีความพร้อมต่อการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดแก่องค์การ

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system)
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ
2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผนการตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน
3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์
4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลขทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน